Af Rikke Halskov Vestergaard Tirsdag 23/08 2011 kl: 12:18

Læst 413 gange

I takt med at Klatreforbundet vokser, vokser også administrationen - både tidsforbruget og kravene til lette og forståelige procedurer. Jo flere klubber, tilmeldinger, projekter, kurser mm. Jo større risiko er der for at opsætte et bureaukrati med stive regler og deadlines, som passer meget dårligt med organiseringen i den anden ende – klubber med frivillige ledere.

Som noget af det første har jeg derfor igangsat en større gennemgang og tilpasning af vores administrative procedurer, således at administrationen selvfølgelig er i orden, men at vi bruger mindst mulig tid på den :-)

I begyndelsen af året ændrede vi kontoplanen, så den lettere skulle give et overblik over økonomien, når bestyrelse og udvalg følger op på budgettet. Sidenhen er der også kommet en kortere og forhåbentlig lettere version af den gamle regnskabsinstruks samt et nyt udgiftsbilag. Det kan findes her på hjemmesiden under Klub >> Økonomi.

Derudover har vi kigget på kursusadministrationen. Her var der allerede lige sket store forandringer med muligheden for betaling med dankort samtidig med tilmeldingen på hjemmesiden. Vi er derefter gået i gang med at se på, hvordan vi kan hjælpe udvalgene med forberedelserne til hvert kursus, så de i stedet kan bruge deres kræfter på, at udbyde nye kurser og hele tiden ajourføre materialet til de allerede eksisterende kurser. VKI eksamen er en del af kursusadministrationen, som både kontor og eksaminatorer ude i klubberne bruger meget tid på, så det er også et område, som vi skal have kigget på.

For øjeblikket gør vi os mange overvejelser om, hvordan vi allerbedst kan kommunikere med klubberne og alle medlemmerne. Hvordan sikrer vi, at informationen kommer ud og til de rigtige personer, uden at vi spammer en masse ”uskyldige”? Som erstatning for Idrætssystemet og infosport, som lukkes ned med udgangen af året, har webmaster Kent Klein udarbejdet en endnu bedre database, som ligger her på hjemmesiden. Alle klubber har en klubprofil, hvortil klubberne kan tilknytte deres kontaktpersoner, så vi kan udsende information til lige netop de personer, som har interesse for et specifikt emne, og som vil bringe det videre i klubben. Ind til videre kan jeg se, at der stadig mangler en del kontaktpersoner, men jeg håber, at klubberne er i gang, så vi snart for alvor kan begynde at udnytte funktionerne.  Som I kan se, er vi så småt også begyndt at integrere facebook på siden, og det arbejder vi videre med sammen med nogle af de mange andre gode ideer, som er dukket op.

Fremadrettet ligger der ikke mange nye projekter med ændringer i administrationen. Nu handler det om at få udbredt kendskabet til de nye rutiner og få aflivet de værste børnesygdomme, som altid opstår, når nye procedurer igangsættes. Vi håber, at I kommer til at mærke forandringerne som noget positivt, og som altid er gode ideer og kommentarer velkomne.